Υπηρεσίες
Έξι υπηρεσίες, μία αλυσίδα επιμέλειας.
Καλύπτουμε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του αρχείου. Κάθε υπηρεσία λειτουργεί αυτόνομα ή ως μέρος ενιαίας λύσης, και το αρχείο δεν αλλάζει χέρια από την παραλαβή μέχρι το τέλος ζωής του εγγράφου.
Διαλογή
Πριν από οτιδήποτε άλλο, καταγράφουμε το αρχείο και αποφασίζουμε μαζί σας τι θα γίνει με κάθε είδος εγγράφου.
- Απογραφή ανά κούτα και φάκελο, με barcode.
- Διαχωρισμός: τι αξίζει να ψηφιοποιηθεί, τι να φυλαχθεί και τι μπορεί νομίμως να καταστραφεί.
- Προετοιμασία: αποσυρραφή, ταξινόμηση και διαχωρισμός ειδικών υλικών, όπως ακτινογραφικά φιλμ, σχέδια και δεμένοι τόμοι.
Οργάνωση
Κάθε φάκελος αποκτά ταυτότητα, ώστε να βρίσκεται και να ελέγχεται σε κάθε επόμενο στάδιο.
- Ταξινόμηση στο δικό σας σχήμα και χρόνοι διατήρησης ανά είδος εγγράφου.
- Μεταδεδομένα (όνομα, ημερομηνία, ΑΦΜ, αριθμός φακέλου) με διπλή τυφλή πληκτρολόγηση.
- Παράδοση στο σύστημα που ήδη έχετε ή σε ψηφιακό αποθετήριο που στήνουμε εμείς.
Φύλαξη
Φυλάσσουμε το αρχείο σε δύο μορφές, με πλήρη ιχνηλασιμότητα.
Φυσικό αρχείο
Απογραφή, εγκιβωτισμός και φύλαξη σε ελεγχόμενο χώρο. Κάθε κούτα και κάθε φάκελος φέρει barcode. Γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή πού βρίσκεται και ποιος τον χειρίστηκε τελευταίος.
Ψηφιακό αρχείο
Ψηφιακό αποθετήριο σε cloud, στους δικούς σας servers ή υβριδικά. Πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή, οποιαδήποτε ώρα.
- Κρυπτογραφημένη πρόσβαση και δικαιώματα ανά ρόλο.
- Audit trail για κάθε ενέργεια και ιστορικό εκδόσεων.
Ψηφιοποίηση
Μετατρέπουμε το φυσικό αρχείο σε πιστό, ελεγμένο ψηφιακό αντίγραφο.
- Έγγραφα Α4/Α3 σε παραγωγικούς σαρωτές υψηλής ταχύτητας.
- Ειδικά υλικά: ακτινογραφικά φιλμ, σχέδια μεγάλου σχήματος, δεμένοι τόμοι, βιβλία μεταγραφών και υποθηκών.
- Αναγνώριση κειμένου (OCR) για αναζήτηση σε όλο το περιεχόμενο.
- Διπλός ποιοτικός έλεγχος. Ο φάκελος επιστρέφει όπως παραλήφθηκε.
- Στις εγκαταστάσεις μας ή στον δικό σας χώρο.
Καταστροφή
Κλείνουμε τον κύκλο ζωής του εγγράφου με οριστική, τεκμηριωμένη καταστροφή.
- Παραλαβή και μεταφορά από τον χώρο σας με ασφαλή οχήματα και πρωτόκολλο ιχνηλασιμότητας.
- Καταστροφή σε ελεγχόμενες εγκαταστάσεις με τεμαχισμό ή πολτοποίηση, χωρίς δυνατότητα ανάκτησης ή ανασύνθεσης των δεδομένων.
- Πιστοποιητικό καταστροφής για νομική κάλυψη και ελέγχους.
Αφορά έγγραφα με προσωπικά δεδομένα (GDPR), ιατρικούς φακέλους, επιχειρηματικά και νομικά έγγραφα και δημόσια αρχεία. Το σύνολο του υλικού οδηγείται σε ανακύκλωση.
Γνώση
Intelligent Document Processing
Με Intelligent Document Processing το ψηφιακό αρχείο παύει να είναι κόστος φύλαξης και γίνεται ενεργή βάση γνώσης, που αξιοποιείται με πολλούς τρόπους.
- Αυτόματη κατηγοριοποίηση εγγράφων ανά είδος, ακόμη και σε σύνθετα σχήματα ταξινόμησης όπως του ιατρικού φακέλου.
- Εξαγωγή δεδομένων από το περιεχόμενο των εγγράφων, με έλεγχο από άνθρωπο.
- Αναζήτηση με φυσική γλώσσα και ερωτήσεις πάνω στο αρχείο, με παραπομπή στο πρωτότυπο έγγραφο.
- Σύνοψη και εντοπισμός κρίσιμων στοιχείων σε μεγάλους όγκους φακέλων.
Η επεξεργασία γίνεται με όρους που ορίζετε εσείς. Ευαίσθητα δεδομένα δεν φεύγουν από την υποδομή μας χωρίς έγγραφη έγκριση. Επεξεργασία σε cloud γίνεται μόνο εντός ΕΕ, με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.
Συμβουλευτική
Πριν από κάθε έργο, ή ως αυτόνομη υπηρεσία, αξιολογούμε το αρχείο σας.
Προτείνουμε τι αξίζει να ψηφιοποιηθεί, τι να φυλαχθεί και τι μπορεί νομίμως να καταστραφεί. Η πρώτη αξιολόγηση γίνεται χωρίς χρέωση.
Πώς δουλεύουμε
Εννέα στάδια, δύο ποιοτικοί έλεγχοι.
Κάθε φάκελος περνά από γραμμή παραγωγής με σαφή στάδια. Τίποτα δεν προχωρά στο επόμενο στάδιο χωρίς να έχει καταγραφεί το προηγούμενο.
Σε όλη τη διάρκεια του έργου λαμβάνετε τακτικές αναφορές προόδου: σελίδες ανά στάδιο, πρόοδος έναντι στόχου και προθεσμίας. Στα μεγάλα έργα η αναφορά είναι ημερήσια.
Καταγραφή και σχεδιασμός
Επίσκεψη στον χώρο σας, εκτίμηση όγκου, συμφωνία για μεταδεδομένα, κατηγορίες και παραδοτέα.
Παραλαβή και μεταφορά
Απογραφή ανά κούτα με barcode και μεταφορά με δικό μας προσωπικό.
Διαλογή και προετοιμασία
Αποσυρραφή, ταξινόμηση και διαχωρισμός ειδικών υλικών.
Πρώτος ποιοτικός έλεγχος
Έλεγχος πληρότητας και σωστής προετοιμασίας πριν από τη σάρωση.
Εισαγωγή μεταδεδομένων
Καταχώριση των πεδίων που κάνουν τον φάκελο αναζητήσιμο.
Σάρωση
Παραγωγικοί σαρωτές για Α4/Α3, ξεχωριστές ροές για ακτινογραφίες και σχέδια μεγάλου σχήματος.
Δεύτερος ποιοτικός έλεγχος
Έλεγχος εικόνας, πληρότητας σελίδων και αντιστοίχισης με τα μεταδεδομένα.
Επανασυρραφή και επιστροφή
Ο φυσικός φάκελος ανασυντίθεται και επιστρέφει, φυλάσσεται ή καταστρέφεται, ανάλογα με τη συμφωνία.
Παράδοση
Ψηφιακό αρχείο στο σύστημά σας, μαζί με αναφορά ποιότητας.
Πού γίνεται η δουλειά
Στις εγκαταστάσεις μας ή στον δικό σας χώρο.
Τα ίδια πρωτόκολλα ασφαλείας εφαρμόζονται σε κάθε έργο, όπου κι αν εκτελείται.
Στις εγκαταστάσεις μας
Μεταφέρουμε το αρχείο με ασφάλεια στην Πυλαία, όπου γίνεται η ψηφιοποίηση με συνεχή επιτήρηση και έλεγχο.
Στον χώρο σας
Εγκαθιστούμε εξοπλισμό και προσωπικό στο κτίριό σας και προσαρμοζόμαστε στο ωράριό σας. Τα έγγραφα δεν φεύγουν ποτέ από τον χώρο σας.
Η εργασία στον χώρο σας ταιριάζει σε νοσοκομεία, νομικά γραφεία και δημόσιους οργανισμούς με ευαίσθητα δεδομένα.
Τιμολόγηση
Προσφορά στα μέτρα του έργου, χωρίς κρυφές χρεώσεις.
Κάθε προσφορά βγαίνει μετά από δωρεάν μελέτη των απαιτήσεών σας.
- Αναλυτικό κόστος. Γνωρίζετε τι περιλαμβάνει κάθε στάδιο του έργου.
- Τιμή ανά έργο. Προσαρμόζεται στον όγκο, την πολυπλοκότητα και την έκταση του αρχείου σας.
Συχνές ερωτήσεις
Ό,τι μας ρωτούν πιο συχνά πριν ξεκινήσει ένα έργο.
Πριν ξεκινήσουμε.
Πόσο κοστίζει η ψηφιοποίηση ενός αρχείου;
Η τιμή ορίζεται ανά έργο και εξαρτάται από τον όγκο, την πολυπλοκότητα και την έκταση του αρχείου. Κάθε προσφορά βγαίνει μετά από δωρεάν μελέτη των απαιτήσεών σας και αναλύει το κόστος κάθε σταδίου, χωρίς κρυφές χρεώσεις.
Μπορεί η ψηφιοποίηση να γίνει στον δικό μας χώρο;
Ναι. Εγκαθιστούμε εξοπλισμό και προσωπικό στο κτίριό σας και προσαρμοζόμαστε στο ωράριό σας, ώστε τα έγγραφα να μη φεύγουν ποτέ από τον χώρο σας. Εναλλακτικά μεταφέρουμε το αρχείο με ασφάλεια στις εγκαταστάσεις μας στην Πυλαία Θεσσαλονίκης.
Τι είδη υλικού ψηφιοποιείτε;
Έγγραφα Α4 και Α3, ακτινογραφικά φιλμ, σχέδια μεγάλου σχήματος, δεμένους τόμους και βιβλία μεταγραφών και υποθηκών.
Τι γίνεται με το φυσικό αρχείο μετά τη σάρωση;
Ο φυσικός φάκελος ανασυντίθεται όπως παραλήφθηκε. Ανάλογα με τη συμφωνία επιστρέφει σε εσάς, φυλάσσεται σε ελεγχόμενο χώρο ή καταστρέφεται με πιστοποιητικό καταστροφής.
Πώς θα βρίσκουμε ένα έγγραφο μετά την ψηφιοποίηση;
Με αναζήτηση στο πλήρες κείμενο χάρη στην αναγνώριση κειμένου (OCR), και με τα μεταδεδομένα κάθε φακέλου: όνομα, ημερομηνία, ΑΦΜ ή αριθμό φακέλου. Τα μεταδεδομένα καταχωρίζονται με διπλή τυφλή πληκτρολόγηση.
Πώς παρακολουθούμε την πρόοδο του έργου;
Λαμβάνετε τακτικές αναφορές προόδου: σελίδες ανά στάδιο, πρόοδος έναντι στόχου και προθεσμίας. Στα μεγάλα έργα η αναφορά είναι ημερήσια.