Κλάδοι
Απευθυνόμαστε σε οργανισμούς με μεγάλο χαρτώο αρχείο και νομική υποχρέωση πολυετούς διατήρησής του. Σε κάθε κλάδο γνωρίζουμε τι αρχείο υπάρχει και ποιος κανόνας το διέπει.
Ανά κλάδο
Διατήρηση ιατρικών φακέλων σε κλινικές και νοσοκομείαΝ. 3418/2005 · 10 έτη για τα ιατρεία
Ιατρικοί φάκελοι, ιστορικά, απεικονίσεις, εργαστηριακά.
Ευαίσθητα δεδομένα, πρόσβαση στο ιστορικό από πολλά τμήματα, κίνδυνος φθοράς ή απώλειας φυσικών φακέλων.
Ψηφιοποίηση με ταξινόμηση ανά είδος εγγράφου, ακτινογραφικά φιλμ σε απομονωμένους σταθμούς, παράδοση στο σύστημα αρχείου του φορέα.
Διατήρηση φακέλων KYC/AMLΝ. 4557/2018 · με παράταση έως 5 ακόμη έτη
Δανειακοί φάκελοι, έγγραφα KYC/AML, συμβάσεις, αιτήσεις.
Πολυετής φύλαξη με υψηλό κόστος, αυστηρές απαιτήσεις ελέγχου και ιχνηλασιμότητας, χειροκίνητες ροές.
Μαζική ψηφιοποίηση, μεταδεδομένα (αντισυμβαλλόμενος, ημερομηνίες, ΑΦΜ, κατηγορία), audit trail και πρόσβαση ανά ρόλο.
Φύλαξη συμβολαίων και φακέλων αποζημιώσεωνΣτην πράξη, φύλαξη έως 20 έτη
Ασφαλιστήρια συμβόλαια, φάκελοι αποζημιώσεων.
Νομικοί έλεγχοι και εσωτερικά audits ζητούν συμβάσεις και φακέλους με πλήρη ιχνηλασιμότητα.
Αρχειοθέτηση με πλήρες ίχνος ελέγχου, δικαιώματα ανά ρόλο και τεκμηριωμένη καταστροφή όταν λήξει ο χρόνος διατήρησης.
Διατήρηση ανάλογα με την υπόθεση και τις παραγραφέςΔικηγορικά γραφεία και συμβολαιογραφεία
Δικογραφίες, συμβόλαια, φάκελοι υποθέσεων, βιβλία μεταγραφών και υποθηκών.
Αναζήτηση μέσα σε χιλιάδες σελίδες, φθορά κρίσιμων πρωτοτύπων, πρόσβαση από το δικαστήριο.
OCR για ονόματα, ημερομηνίες και όρους, διπλή τυφλή καταχώριση, κρυπτογραφημένη πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή.
Συχνά μόνιμη διατήρηση δημόσιων αρχείωνΠ.Δ. 480/1985, ν. 1946/1991
Αρχεία υπουργείων, δήμων, ασφαλιστικών ταμείων και κτηματολογίων: φάκελοι, πρωτόκολλα, αποφάσεις, τίτλοι ιδιοκτησίας.
Χρόνος διεκπεραίωσης αιτημάτων πολιτών και προδιαγραφές δημόσιων διαγωνισμών.
Έργα εθνικής εμβέλειας με συμβατικούς στόχους σελίδων, ημερήσιες αναφορές προόδου και τεκμηρίωση έτοιμη για έλεγχο.
Διατήρηση λογιστικών βιβλίων και παραστατικώνΦορολογική νομοθεσία · έως 10–20 έτη σε ειδικές περιπτώσεις
Φάκελοι προσωπικού, συμβάσεις, τιμολόγια, λογιστικά βιβλία.
Ο όγκος δεσμεύει χώρο, η ανάκτηση για ελέγχους αργεί, τα δεδομένα εργαζομένων θέλουν συμμόρφωση με GDPR.
Κεντρικό ψηφιακό αποθετήριο με αναζήτηση στο πλήρες κείμενο, πρόσβαση ανά ρόλο και καταστροφή με πιστοποιητικό.
Υποχρεώσεις διατήρησης
Πόσα χρόνια κρατάτε τα βασικά είδη εγγράφων, με τον κανόνα που το ορίζει.
Τα δημόσια αρχεία διατηρούνται συχνά εις το διηνεκές (Π.Δ. 480/1985, ν. 1946/1991). Οι ακριβείς χρόνοι εξαρτώνται από το είδος του εγγράφου. Τους καταγράφουμε μαζί σας στην αξιολόγηση του αρχείου.
Τι κερδίζετε
Από την ερώτηση στην απάντηση
Υπεύθυνος αρχείου, αποζημιώσεων, ποιότητας
«Χάνουμε χρόνο ψάχνοντας φακέλους και οι χώροι έχουν γεμίσει.»
Βρίσκετε κάθε φάκελο σε δευτερόλεπτα.Με όνομα, ημερομηνία, ΑΦΜ ή αριθμό φακέλου, από οποιαδήποτε συσκευή.
Γενική, οικονομική και διοικητική διεύθυνση
«Πόσο μας κοστίζουν οι χώροι και το προσωπικό, και τι ρίσκο κουβαλάμε;»
Ένας συνεργάτης, μετρήσιμο αποτέλεσμα, συμφωνημένη προθεσμία.Τακτική αναφορά προόδου: σελίδες ανά στάδιο, έναντι στόχου και προθεσμίας.
DPO, συμμόρφωση, προμήθειες
«Ποιος ευθύνεται απέναντι στον GDPR και στον ελεγκτή;»
Τέσσερα ISO, ίχνος ελέγχου για κάθε κίνηση, πιστοποιητικό καταστροφής.Σύμβαση εκτελούντος την επεξεργασία και τεκμηρίωση έτοιμη για έλεγχο.
Συχνές ερωτήσεις
Οι ακριβείς χρόνοι εξαρτώνται από το είδος του εγγράφου. Τους καταγράφουμε μαζί σας στην αξιολόγηση του αρχείου.
Οι κλινικές και τα νοσοκομεία διατηρούν τους ιατρικούς φακέλους 20 έτη και τα ιατρεία 10 έτη, σύμφωνα με τον ν. 3418/2005.
5 έτη, με δυνατότητα παράτασης έως 5 ακόμη έτη, σύμφωνα με τον ν. 4557/2018.
Κατά βάση 5 έτη, σύμφωνα με τη φορολογική νομοθεσία. Σε ειδικές περιπτώσεις ο χρόνος φτάνει τα 10 έως 20 έτη.
Τα δημόσια αρχεία διατηρούνται συχνά εις το διηνεκές (Π.Δ. 480/1985, ν. 1946/1991).
Στην πράξη, τα ασφαλιστήρια συμβόλαια και οι φάκελοι αποζημιώσεων φυλάσσονται έως 20 έτη.
Το έγγραφο μπορεί να καταστραφεί. Αναλαμβάνουμε την παραλαβή, την οριστική καταστροφή με τεμαχισμό ή πολτοποίηση και εκδίδουμε πιστοποιητικό καταστροφής για νομική κάλυψη και ελέγχους. Το υλικό οδηγείται σε ανακύκλωση.
Το πρώτο βήμα
Καταγράφουμε το αρχείο σας και προτείνουμε τι αξίζει να ψηφιοποιηθεί, τι να φυλαχθεί και τι μπορεί νομίμως να καταστραφεί. Η πρώτη αξιολόγηση γίνεται χωρίς χρέωση.
Ζητήστε αξιολόγηση αρχείου